Las características obligatorias de los Sistemas de Información son:
1- eficacia: cumplimiento de las funcionalidades propias de la empresa para
proporcionar exactamente los datos que se le pide, para que la toma de decisiones sea en
cada momento la más correcta.
2- oportunidad: debe proporcionar la información en el momento justo.
3- fiabilidad: la información, además de adecuada y oportuna, debe ser fiable, única y no redundante.
4- amigabilidad: una aplicación o un sistema ha de desarrollarse o implantarse como herramienta de trabajo,
y cuanto más cómoda le haga su labor al usuario, en cualquier nivel de la empresa, más eficaz será el trabajo de éste,
y mayor productividad se obtendrá.
5- integración: 
todas las aplicaciones y sistemas informáticos que compongan los sistemas de información
han de estar integradas para evitar la duplicidad de datos y la posibilidad de que estos sean erróneos,
así como favorecer el paso de datos de unas aplicaciones a otras de una forma automática, con el consiguiente
ahorro de tiempo para los usuarios y el aumento de productividad y fiabilidad.
Por una parte, después de realizados los estudios mencionados, se debe realizar un Plan de Sistemas de Información,
para obtener los grandes objetivos siguientes:
Establecer las soluciones de procesos y procedimientos e informática que debe tomar para cumplir las
necesidades reales actuales, estimando su coste en el sentido más amplio.
Juzgar en que medida la situación actual, en cuanto a su organización, procesos y procedimientos e informática
es válida para la consecución de los objetivos generales, para la mejor gestión, crecimiento y rentabilidad de la empresa
y para un mejor servicio.
Determinar la mejor forma de aprovechar al máximo, y de una forma eficaz y realista las tecnologías
informáticas y de comunicaciones actuales.
Disponer de diferentes soluciones, que pudiendo afectar a la organización, los procesos, procedimientos,
tecnologías y técnicas, tengan en cuenta todas las exigencias y requisitos necesarios, objetivos y condicionantes
y contemplen el nivel de satisfacción de los objetivos, el impacto de los cambios, el incremento del beneficio global,
las cargas de inversión, la seguridad y la criticidad, para estudiar, elegir y decidir la más adecuada.
Establecer un calendario riguroso para la puesta en marcha de la solución global elegida y de sus diferentes fases.
Por otra, y después de realizado un Diagnóstico, OSAGEST considera como objetivos importantes y críticos,
como consecuencia del Plan de Sistemas y de la implantación de la solución elegida, los siguientes:
Toma de decisiones eficaz.
Adecuación del tiempo de respuesta a las demandas de sus clientes, mediante un conocimiento
exacto de sus necesidades, de una ágil y rápida elaboración de ofertas y de un riguroso control y seguimiento
de las obras y de las instalaciones y una eficaz gestión de las compras y de los almacenes.
Un estricto y riguroso control de costes.
Una mejora de la productividad y una reducción de costes, al permitir hacer las cosas más fáciles,
menos manualmente, mejor y con menos consumo de recursos.
Un aumento significativo de la productividad y de la calidad de servicio y una reducción importante de
costes mediante una dedicación especial a aquellas actividades que tienen un claro valor añadido.
El nuevo sistema debe permitir una simplificación y racionalización de los procesos y procedimientos,
con los cambios necesarios en políticas, procedimientos y métodos de trabajo, que conduzcan a una progresiva eliminación
de todas las actividades que no añadan valor (ni al producto ni al servicio) y a una desaparición de las actividades secundarias,
consecuencia directa de las anteriores.
Una coordinación entre la gestión (comercial, financiera, personal y técnica) y los procesos
(en almacenes e instalaciones), eliminando la falta de información, las posibles redundancias e incoherencias de datos.
Una adecuación de la informática -aplicaciones (software), equipos (hardware) y comunicaciones- al tamaño de su negocio,
a su dispersión geográfica y a sus objetivos a medio y largo plazo, pero que permita una evolución y cambios futuros sin traumas.
Realizar acciones puntuales de elevada rentabilidad, identificando y definiendo pequeñas modificaciones de gran impacto.
|
